Chcesz stworzyć sygnaturę, która będzie dołączana do każdego wysyłanego listu. Interesuje Cię w jaki sposób ją wykonać, co powinna zawierać i dlaczego jej istnienie jest takie ważne?
Sygnatura to krótki, zwykle nie przekraczający czterech linijek podpis umieszczany na końcu każdego listu, jaki wysyłasz. Zawiera podstawowe informacje o Tobie oraz niezbędne dane kontaktowe. Mimo tego, że jest niepozorna, to jeden z najważniejszych elementów każdej Twojej korespondencji…
Sygnatura powinna zawierać następujące informacje:
• Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko w firmie
• nazwę firmy, w której pracujesz
• adres e-mail, telefon, adres firmowej strony WWW
Można załączyć jeszcze inne niezbędne informacje, jak np. godziny przyjęć, numer komunikatora internetowego, jakieś motto lub jednolinijkową reklamę firmy. Sygnatura nie powinna jednak przekraczać czterech linijek, bo gdy jest dłuższa staje się natarczywa i odstrasza zamiast sprawiać dobre wrażenie na odbiorcy.
Dzięki sygnaturze:
• zapewnisz szybki i sprawny kontakt ze sobą
• ułatwisz znalezienie adresu firmowej strony WWW
• zbudujesz pozytywny wizerunek firmy
• odbiorca w razie potrzeby określi Twoje kompetencje, stanowisko i nazwę firmy w której pracujesz
Sygnatura wiele mówi o człowieku – jedni preferują podpisy techniczne, proste, bez żadnych ozdobników. Inny dokładają jakieś motta, obrazki złożone ze znaków ASCII. W niektórych znajdziesz uśmieszki lub tajemnicze skróty.
W firmowych listach wszyscy pracownicy powinni mieć sygnatury utrzymane w tym samym stylu. Sygnatura to przecież wizytówka firmy przeniesiona do Internetu i zamieniona na zwykły tekst. Musi wyglądać profesjonalnie.
Programy pocztowe w swoich ustawieniach pozwalają dołączyć sygnaturę, a nawet kilka sygnatur w zależności czy piszmy z konta firmowego czy prywatnego. Pamiętaj, aby adresy stron w sygnaturze zaczynać od http:// – programy pocztowe potrafią je wtedy zamienić na aktywne linki.
Oto przykładowa sygnatura, której z powodzeniem używam od lat:
–[ Adam Zórawski – adam.zorawski@zhp.otwock.co.pl – tel. (0-604) 538 889
–[ Webmaster http://www.otwock.zhp.org.pl
Nie wyobrażam sobie braku sygnatury w listach – wielokrotnie to właśnie sygnatura dostarcza mi podstawowych informacji o rozmówcy i umożliwia kontakt inny niż przez e-mail. Doceń sygnaturę i popracuj nad nią chwilę…
źródło: http://web.reporter.pl/